• Mise en ligne du programme définitif ou d’une première version validée.
• Publication du lien d’inscription sur le site et dans les communications.
• Envoi de la première invitation par email aux adhérents, partenaires et contacts ciblés.
• Publication LinkedIn n° 1 : annonce du congrès, date, lieu et ouverture des inscriptions.
• Préparation des contenus suivants : thématiques du congrès, intervenants, intérêt professionnel et retour sur l’édition précédente.
• Validation des formats, quantités, BAT et délais de livraison des supports imprimés.
• Confirmation des besoins logistiques : accueil, signalétique, badges, listes de participants, restauration et hébergement des intervenants si nécessaire.

Jalon du 23 octobre : inscriptions ouvertes, invitations envoyées, première communication publique diffusée et impressions engagées.

• Vérification des premières inscriptions et du fonctionnement du formulaire.
• Relance personnalisée des contacts prioritaires qui n’ont pas répondu.
• Liste des ambassadeurs potentiels en région, qui peuvent se faire le relai de l’événement
• Publication LinkedIn n° 2 : mise en avant d’une thématique, d’un enjeu métier ou d’un intervenant. 
• Publication LinkedIn n° 3 : photos et enseignements de l’édition précédente, avec appel à participer.
• Confirmation des prestataires hors technique : impression, signalétique, goodies, restauration, photographie éventuelle.
• Suivi de production des tote bags et kakemonos ; contrôle des fichiers et des délais.
• Construction du conducteur général du congrès : séquences, horaires, intervenants, transitions, responsables.
• Préparation du dispositif d’accueil et du suivi des inscriptions.

Jalon du 30 octobre : tous les prestataires stratégiques confirmés, programme stabilisé et premier bilan des inscriptions disponible.

• Envoi de la deuxième campagne email : rappel du programme et de la valeur de participation.
• Publication LinkedIn n° 4 : focus sur les temps forts, les échanges professionnels ou les sujets de fond.
• Relance directe des adhérents, invités et partenaires stratégiques.
• Analyse des inscriptions par rapport à l’objectif défini avec le client.
• Vérification des besoins des intervenants : horaires d’arrivée, supports de présentation, coordonnées et contraintes particulières.
• Contrôle intermédiaire des supports imprimés et de la livraison prévue.
• Finalisation du conducteur détaillé et des fiches de rôle de l’équipe organisatrice.

Jalon du 6 novembre : bilan des inscriptions, liste des participants à relancer et plan correctif si la fréquentation est inférieure à l’objectif.

• Dernière vérification complète du programme, des horaires et des intervenants.
• Point de coordination avec le Centre des expositions sur les besoins techniques et les modalités de livraison.
• Publication LinkedIn n° 5 : rappel du congrès, programme et inscription.
• Relance email des non-inscrits et contacts prioritaires.
• Confirmation des quantités de tote bags, badges, kakemonos et supports d’accueil.
• Vérification des commandes, de la livraison et du stockage du matériel.
• Préparation des listes d’accueil et des éventuels documents remis aux participants.
• Confirmation des réservations et prestations annexes.

Jalon du 13 novembre : aucune commande critique ni décision logistique ne doit rester sans responsable ou date de résolution.

• Envoi d’un email de rappel aux inscrits : dates, lieu, horaires, accès et informations pratiques disponibles.
• Publication LinkedIn n° 6 : derniers temps forts du programme et invitation à participer.
• Relance individuelle des invités importants dont la présence reste incertaine.
• Vérification des effectifs pour ajuster la restauration et les quantités.
• Contrôle de réception des supports imprimés ; plan de correction en cas d’erreur.
• Préparation des badges, listes, signalétique, documents d’accueil et contacts d’urgence.
• Diffusion du conducteur aux parties prenantes concernées.
• Confirmation écrite des prestations et horaires d’intervention.

Jalon du 20 novembre : conducteur presque définitif, inscriptions consolidées et supports en production ou livrés.

• Envoi de la dernière grande relance aux contacts encore non inscrits, selon les modalités retenues par le client.
• Publication LinkedIn n° 7 : rappel final et informations pratiques essentielles.
• Gel du conducteur et validation définitive des horaires.
• Vérification de la liste des inscrits, des intervenants, des invités et des coordonnées utiles.
• Réception et inventaire des supports : quantités, qualité, conformité des visuels.
• Préparation des cartons par usage et par zone : accueil, salle, signalétique, cadeaux.
• Confirmation finale avec le Centre des expositions et les autres prestataires.
• Préparation d’un plan B pour les absences, retards, livraisons et modifications de dernière minute.

Jalon du 27 novembre : tous les éléments indispensables au déroulement du congrès sont confirmés, disponibles ou couverts par une solution alternative.

• Lundi 30 novembre : contrôle complet du dossier d’organisation et des effectifs.
• Mardi 1er décembre : dernier point avec les prestataires, vérification des livraisons et des documents.
• Mercredi 2 décembre : envoi des dernières informations pratiques aux inscrits et aux intervenants.
• Jeudi 3 décembre : préparation des cartons, badges, listes, signalétique et supports ; installation ou livraison sur site selon les accès autorisés.
• Vérification du conducteur, des contacts, des horaires et des responsabilités.
• Dernier contrôle avec le Centre des expositions d’Angers concernant la mise à disposition des espaces et la coordination technique.

Jalon du 3 décembre : matériel inventorié, équipe briefée, déroulé confirmé et accueil prêt.

Vendredi 4 décembre

• Vérification des espaces, de l’accueil et de la signalétique.
• Brief de l’équipe et point de coordination avec les équipes techniques.
• Accueil des participants et des intervenants.
• Suivi du conducteur, des horaires et des transitions.
• Gestion des imprévus et coordination des prestataires.
• Collecte des photos, citations, temps forts et contenus destinés à la communication.

Samedi 5 décembre

• Contrôle de la mise en place et rappel des rôles.
• Accueil et coordination des séquences de la journée.
• Gestion des changements de dernière minute.
• Remerciements aux intervenants et partenaires.
• Inventaire du matériel, rangement et vérification des éléments à récupérer.

Après le congrès : bilan des participations, remerciements, publications récapitulatives et retour d’expérience avec le client.